UBND HUYỆN LỘC HÀ
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Số: 55/PGDĐT-TCCB
V/v tiếp tục củng cố và
kiểm tra CSDL PMIS
CỘNG HÒA XÃ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Lộc Hà, ngày 21 tháng 03 năm 2013


Kính gửi: Hiệu trưởng các trường Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở;
Thực hiện công văn số 320/SGDĐT-TCCB ngày 20/03/2013 của Sở Giáo dục và đào tạo về việc tiếp tục củng cố và kiểm tra cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý nhân sự PMIS. Phòng yêu cầu các đơn vị thực hiện tốt các nội dung sau:
1. Đơn vị tổ chức tự kiểm tra, rà soát CSDL. Trong tháng 3/2013:
- Củng cố Ban CSDL PMIS của đơn vị, gồm:
+ Trưởng Ban: Thủ trưởng đơn vị;
+ Các thành viên: Thư ký Hội đồng; Tổ trưởng (chuyên môn, văn phòng), cán bộ CNTT phụ trách hệ thống phần mềm CSDL, kế toán; cán bộ phụ trách hồ sơ CC, VC.
Nhiệm vụ, thời gian và chế độ làm việc của các thành viên do Trưởng ban quy định.
- CSDL báo cáo lên Phòng theo định kỳ ngày 26 hàng tháng (gửi qua Email), cuối quý (có thêm đĩa CD hoặc USB chứa CSDL).
- Mỗi cá nhân CC, VC: Tự kiểm tra, đối chiếu, sửa đổi, bổ sung cập nhật thông tin sai, sót vào phiếu kê khai và CSDL cho đúng với thực tế hiện tại, báo cáo đầy đủ và ký vào mẫu 1 gửi kèm. Đơn vị có trách nhiệm cung cấp các hồ sơ, tài liệu chung, minh chứng có liên quan đến mỗi người, giúp người khai có căn cứ kê khai chính xác.
- Trưởng ban CSDL đơn vị: Tổ chức các nhóm kiểm tra, đối chiếu nội dung thông tin trong phiếu kê khai với hồ sơ gốc của mỗi cá nhân; sổ BHXH, CSDL trong chương trình PMIS. Kết quả kiểm tra, đánh giá CSDL của Ban đối với mỗi cá nhân được ghi vào biên bản theo mẫu 2 gửi kèm.
- Thủ trưởng đơn vị căn cứ định mức lao động của đơn vị, xem xét trừ giờ dạy hoặc tính tiền làm việc ngoài giờ hợp lý để kịp thời động viên, khích lệ tinh thần làm việc, không để thiệt thòi quyền lợi của người thường xuyên được giao nhiệm vụ nhập, kiểm tra, rà soát bổ sung CSDL cho CC, VC.
2. Phòng kiểm tra, đánh giá.
- Từ ngày 01/4 đến 30/4/2013, Phòng sẽ thành lập đoàn kiểm tra, đánh giá, xác nhận (đợt 1) về CSDL của các đơn vị, mỗi đơn vị từ ½ ngày đến 01 ngày (tùy theo số lượng CC, VC; lịch cụ thể cho mỗi đơn vị sẽ thông báo bằng văn bản sau).
Mục đích và nội dung kiểm tra đợt 1 nhằm xác nhận tính đầy đủ, đúng, chính xác của sơ yếu lý lịch, các quá trình: hưởng lương, đào tạo, bồi dưỡng, công tác, giảng dạy, khen thưởng, kỷ luật, sáng kiến kinh nghiệm của tất cả CC, VC.
Tùy theo tình hình thực tế, Đoàn công tác có thể kiểm tra tại Phòng hoặc cơ sở. Đơn vị phải chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:
- CSDL mới cập nhật sửa đổi thời điểm 20/3/2013 (cài chạy trong máy vi tính của trường do người được giao phụ trách quản lý);
- Đĩa lưu CSDL ( Lưu trữ các tệp .xml và các tệp .bak, dùng để lưu trữ hồ sơ điện tử);
- Bộ hồ sơ gốc, sổ BHXH và bản photocopy minh chứng các quá trình (các Quyết định, Văn bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận… của cá nhân, danh sách, bảng biểu chung liên quan cá nhân);
- Phiếu kê khai thông tin nhân sự;
- Tập biên bản kiểm tra, rà soát CSDL của đơn vị đối với mỗi cá nhân (đóng thành tập, trang đầu là danh sách xếp theo thứ tự hồ sơ, có bìa).
Lưu ý: Thứ tự CC, VC trong danh sách ở đĩa CSDL phải trùng với danh sách, biên bản kiểm tra, hồ sơ gốc, phiếu thông tin nhân sự cá nhân để việc kiểm tra được nhanh chóng, thuận tiện.
Kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản. Cá nhân, đơn vị nào để CSDL sai sót thì cá nhân và thủ trưởng đơn vị đó sẽ bị xem xét hạ mức xếp loại thi đua , CC, VC vào kỳ đánh giá cuối mỗi năm học.
Yêu cầu thủ trưởng các đơn vị thực hiện nghiêm túc các nội dung trên./.

Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG
- Như